Wir arbeiten außerordentlich ordentlich.

Erfolgsgeschichte MSD Sharp & Dohme GmbH

Optimierung des Event Final Closure Prozesses

Unser Kunde

MSD ist ein forschendes Pharmaunternehmen und gehört – gemessen am Umsatz – zu den fünf größten Gesundheitsunternehmen weltweit. MSD erforscht, entwickelt und produziert Arzneimittel und Impfstoffe, die Menschen und Tiere gesünder machen und ihnen ein besseres Leben ermöglichen sollen. Bei der klinischen Erforschung der Arzneimittel ist Deutschland nach den USA der größte Forschungsstandort des Unternehmens. Hier zählt MSD zu den drei bedeutendsten Arzneimittelherstellern. Der Hauptsitz von MSD Deutschland ist in Haar bei München, weitere Standorte sind in Berlin, Unterschleißheim, Köln, Schwabenheim, Friesoythe und Burgwedel, wo einer der weltweit ersten Ebola-Impfstoffe produziert wird.

Die Ausgangsposition

MSD veranstaltet Events unterschiedlichster Art, zum Beispiel Fortbildungen für Ärzte, interne Veranstaltungen und Events für Partner und Kunden. Es werden ca. 10 verschiedene Veranstaltungstypen unterschieden, für deren Durchführung jeweils eigene Vorgaben gelten, etwa bezüglich der Anzahl und Art der Teilnehmer, der Räumlichkeiten und Ausstattung oder der Redner. Bei jedem Veranstaltungstyp gibt es zudem Ausnahme- und Sonderregeln. Auch die Dokumentation der Veranstaltungen unterliegt strengen Compliance-Vorgaben.

Im Zuge der Umstellung auf ein neues CRM führte MSD ein Event Management System ein, mit dem die für Veranstaltungen zuständigen Mitarbeiter bei der Planung, Durchführung und abschließenden Dokumentation der Events arbeiten. Dieses neue System unterscheidet sich in der Handhabung von der bisherigen Software und stellt die Anwender vor neue Herausforderungen

Das Ziel

MSD entschloss sich daher zu einem zeitlich begrenzten Projekt mit externen Dienstleistern um Rückstaus zu beheben und die sogenannten Final Closures zu optimieren. Die Überprüfung der Vorgänge im neuen Event Management System wurde als neu zu definierender Prozess zur Sicherstellung eines effektiven und konsistenten Compliance Managements bei MSD Deutschland eingestuft. Im Fokus stand das manuelle Abarbeiten der bereits aufgelaufenen Vorgänge mit dem Ziel, Deadlines einzuhalten.

Der Projektverlauf

auticon ist als IT-Dienstleister unter anderem auf Fehlerbehebung und Prozessoptimierung in den Bereichen Compliance und Reporting spezialisiert. Das Besondere an auticon: Das Unternehmen beschäftigt für die Umsetzung seiner Services ausschließlich IT-Spezialisten, die als Autisten diagnostiziert wurden. Mit ihren speziellen Fähigkeiten und Herangehensweisen setzen sie Projekte für Qualitätssicherung und Testing, Analyse, Softwareentwicklung und Migration erfolgreich und mit hoher Performance um.

auticon setzte für das Projekt bei MSD einen erfahrenen IT-Spezialisten ein, der acht Monate lang vor Ort bei MSD und im Home-Office arbeitete. Er integrierte sich sehr schnell in das bestehende Team bei MSD und begeisterte von Anfang an mit seiner schnellen Auffassungsgabe sowie den exzellenten analytischen Fähigkeiten. Sein Aufgabenbereich waren die komplexen Veranstaltungen, während ein über eine Zeitarbeitsfirma verpflichteter weiterer IT-Spezialist die Standard-Fälle bearbeitete.

Nach der Einarbeitung in die individuellen Compliance-Grundlagen von MSD erstellte der auticon-Mitarbeiter Testpläne sowie Anleitungen für ein optimiertes Arbeiten. Dafür analysierte er zunächst die dokumentierten Daten, glich diese mit den Vorgaben ab und entwickelte so einen neuen Prozess der Überprüfung, der während der gesamten Projektzeit ständig optimiert wurde. Dabei kam dem auticon-Mitarbeiter seine umfangreiche Erfahrung aus dem Banken– und Finanzsektor zugute: Sein Verständnis für Compliance-Vorgaben, die Notwendigkeit klarer Strukturen und Fragen, die nur mit „richtig“ oder „falsch“ beantwortet werden können, flossen direkt in die Prozessentwicklung und die von ihm aufgearbeiteten Final Closures ein. Bei Abweichungen hielt er regelmäßig und proaktiv Rücksprache mit dem Team, auch mit den End Usern, etwa den Außendienstmitarbeitern. Ihr Feedback hat er direkt umgesetzt, wodurch sich die Anwender verstanden und ernst genommen fühlten. Durch diese enge und respektvolle Zusammenarbeit stieg auch die Akzeptanz des neuen Event Management Systems bei den MSD-Mitarbeitern.

Der Kundennutzen

Die Aufgaben erforderten ein hohes Maß an analytischem und zielgerichtetem Denkvermögen sowie hohe Konzentrationsfähigkeit. Deshalb entschied sich MSD zu einem Pilotprojekt mit einem autistischen Mitarbeiter von auticon, welches sehr erfolgreich und zeitgerecht abgeschlossen werden konnte. Der vom auticon-Consultant optimierte Prozess wurde im Nachgang mit Hilfe eines BOTs weiter automatisiert. Die Ergebnisse sind eine spürbare qualitative Verbesserung der Final Closures und eine deutliche Zeitersparnis.

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„Der auticon-Consultant integrierte sich sehr schnell in das bestehende Team und begeisterte von Anfang an mit seiner schnellen Auffassungsgabe sowie den exzellenten analytischen Fähigkeiten. Zudem haben wir ihn als kommunikativen und humorvollen Menschen kennengelernt. Der von ihm optimierte Prozess wurde als Standard im Unternehmen implementiert und konnte nach Abschluss des Projekts mit Hilfe eines BOTs weiter automatisiert werden, wodurch gegenüber der bisherigen Handhabung zusätzliche Arbeitszeit eingespart wurde.“

Kerstin Schwarz | Lead Coordination/COMET, Central Services/GHH bei der MSD Sharp & Dohme GmbH